7. Juli 2021

Papierloses Büro

Papierloses Büro – man hört es immer wieder. Aber, wenn man sich im Arbeitsalltag umsieht, ist das Papier noch sehr präsent. Was sind die Vorteile der Papierlosigkeit? Weshalb sollten wir die Reduktion der Papiere in unserem Büroalltag weiter anstreben?

In unserem Alltag gibt es immer mehr Hilfsmittel, die das Papier ersetzen. Nicht Alle sehen dieser Entwicklung positiv entgegen. Besonders für weniger technikaffine Personen bedeutet es eher einen Mehraufwand. Gleichwohl bietet die Digitalisierung Vorteile, die wir alle nutzen sollten. Offensichtlich ist diese Entwicklung beim Zahlungsvorgang. E-Banking hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Diese Entwicklung nutzt auch die Buchhaltungssoftware. Die Programme bieten die direkte Verknüpfung von E-Banking und Buchhaltung an.

Je nach Bedarf können mehr oder weniger Funktionen des Bankgeschäfts im Buchhaltungsprogramm erledigt werden: Vom elektronischen Kontenabgleich bis zum kompletten Zahlungsvorgang.

Speziell der Kontenabgleich bietet grosse Vorteile. Er reduziert den Zeitaufwand bei den Buchungsarbeiten. Das Risiko von Tippfehlern beim Geldbetrag fällt weg und mit dem Verzicht auf die meist gebührenpflichtigen Papier-Kontoauszüge der Bank spart man auch noch Kosten. Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten mittlerweile auch die Möglichkeit an, die Einzahlungsscheine mittels App über das Smartphone einzulesen. Somit entfällt das mühsame Abtippen der Daten.

Die Regel „Keine Buchung ohne Beleg“ sowie die Aufbewahrungspflicht gelten trotz Digitalisierung weiterhin. Wichtig ist daher, dass auch Belege in elektronischer Form geordnet abgelegt und gesichert werden. Sind die Belege gespeichert, können sie bei Bedarf elektronisch an andere Personen und Stellen weitergegeben werden. Zudem hat man im Büro plötzlich mehr Platz, weil weniger Ordner herumstehen.

Die Digitalisierung bietet viele Vorteile bei der Büroarbeit, trotzdem gibt es einige Grundsätze, welche so oder so helfen die Büroarbeit optimal zu organisieren:

  • Erstellen Sie Pendenzenlisten und arbeiten Sie einen Punkt nach dem anderen ab.
  • Arbeiten Sie die Pendenzen möglichst regelmässig ab.
  • Setzen Sie sich Erinnerungen auf dem Smartphone oder in Outlook.

Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg in eine erfolgreiche papierlose Büroorganisation.

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